Нужен ли бумажный экземпляр заключения ЭПБ после перехода регистрации на Госуслуги

Регистрация заключений экспертизы промышленной безопасности перешла в электронный вид, и у эксплуатирующих организаций появился практичный вопрос: если заявление и само заключение подаются через портал государственных услуг и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, нужен ли по-прежнему бумажный экземпляр с подписями экспертов и печатью экспертной организации.

Короткий ответ: для регистрации и юридической силы бумага не требуется, но в повседневной работе она ещё долго будет нужна. Ниже — подробные ответы на вопросы, которые чаще всего задают заказчики экспертизы.

Что требуется для регистрации заключения?

Для внесения сведений в реестр заказчик экспертизы или уполномоченное им лицо, чаще всего экспертная организация, направляет заявление по установленной форме и прикладывает заключение в виде электронного документа. Подача идёт в электронном виде через Госуслуги; для документов со сведениями, доступ к которым ограничен законом, действует особый порядок. Заключение оформляют электронным файлом, подписанным усиленными квалифицированными электронными подписями руководителя экспертной организации и экспертов.

Порядок подачи описан в разделе Ростехнадзора «Внесение заключения экспертизы промышленной безопасности в реестр заключений экспертизы промышленной безопасности, а также исключение сведений из указанного реестра». Технические требования к файлу чаще всего и вызывают ошибки: формат, объём, читаемость приложений, соответствие подписи содержимому. Отдельная типовая ошибка — подпись организации там, где требуется подпись конкретного эксперта.

Где возникает юридическая сила заключения?

Правовые последствия порождает не носитель, а факт регистрации. По Федеральному закону № 116-ФЗ «О промышленной безопасности опасных производственных объектов» использовать заключение можно с даты внесения в реестр. Заключение, сведения о котором внесены в реестр, действует независимо от того, существует ли бумажный экземпляр. И наоборот: самый аккуратный переплёт с подписями и печатями не даёт права эксплуатировать объект, если записи в реестре нет.

Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью, по общему правилу законодательства об электронной подписи равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью. Дополнительного дублирования на бумаге законодательство о промышленной безопасности для регистрации не требует.

Зачем тогда бумажный экземпляр остаётся востребованным?

Практика сложнее нормы. Бумажный или распечатанный экземпляр нужен по нескольким причинам:

• Работа на площадке. Заключение — рабочий документ: к нему обращаются при подготовке ремонта, расследовании инцидентов, передаче смены. Печатная копия удобнее.
• Проверки и суды. В материалы дела чаще приобщают распечатку с приложением сведений о регистрации. При споре удобно представить и печатную копию, и подтверждение подписи.
• Договорные отношения. Договор с экспертной организацией может предусматривать передачу результата на бумаге: это вопрос условий сделки, а не закона.
• Внутренние регламенты. Системы управления промышленной безопасностью многих предприятий требуют формировать дело объекта с полным комплектом документов.

Распечатка электронного документа сама по себе оригиналом не является. Она имеет силу копии, а подлинность подтверждается электронным файлом с действительной подписью либо сведениями из реестра.

Что делать, если проверяющий просит бумажный документ?

Инспектор вправе запросить заключение при проверке, и форма предоставления зависит от порядка, который он определил. На практике достаточно предъявить распечатку электронного заключения и сведения о его регистрации в реестре либо передать файл с подписями. Главное, чтобы данные в распечатке совпадали с реестровой записью: номер ОПО, наименование и заводской номер устройства, дата внесения. Заранее подготовьте для ответственного сотрудника папку с распечатками по каждому объекту и перечень регистрационных номеров заключений, чтобы подтвердить действие документа за несколько минут.

Что считается оригиналом, а что копией?

Что хранить эксплуатирующей организации?

1. Файл заключения в исходном формате вместе с файлами электронных подписей: именно он является оригиналом.
2. Сведения о регистрации: регистрационный номер и дату внесения в реестр.
3. Уведомление о результате оказания услуги, полученное через портал.
4. Распечатанную копию для оперативной работы с пометкой о том, что оригинал существует в электронном виде.

Продумайте долговременное хранение. Сертификат электронной подписи имеет ограниченный срок действия, и через несколько лет проверить подпись одним действием может не получиться. Практическое решение — хранить вместе с файлом протокол проверки подписи, сформированный в момент получения документа, и копии на независимых носителях.

Какие заблуждения встречаются чаще всего?

• «Раз всё электронно, исполнитель может не передавать нам файл». Бумагу он может не передавать, если это не предусмотрено договором, но исходный подписанный файл — результат работы, и он должен быть у заказчика.
• «Достаточно скана бумажного заключения». Скан документа, подписанного от руки, не равнозначен электронному документу с квалифицированной подписью, и по такому файлу услуга не оказывается.
• «Регистрация — забота экспертной организации». Даже если подачу выполняет исполнитель по доверенности, ответственность за эксплуатацию объекта лежит на эксплуатирующей организации, и факт регистрации нужно проверять самостоятельно.

Какие сроки нужно учесть?

Правила проведения экспертизы и административный регламент Ростехнадзора устанавливают сроки представления заключения и внесения его в реестр, поэтому актуальные значения сверяйте по тексту регламента. Практический вывод: электронный формат ускоряет процесс, но не отменяет внимательности. Ошибка в файле возвращает всё к началу, а срок эксплуатации объекта идёт. Поэтому после подписания заключения сразу решите, кто и когда его подаёт, и проверьте сертификаты подписантов на срок действия.

Как организовать работу с электронным заключением?

Закрепите в договоре, что исполнитель передаёт заказчику подписанный файл и сведения о регистрации, и решите, нужен ли дополнительно бумажный экземпляр. Назначьте ответственного, который после подачи проверяет запись в реестре и сверяет реквизиты объекта. Организуйте единое хранилище заключений с названием файла по номеру ОПО и дате: когда придёт проверяющий, найти документ нужно за минуты.

Чтобы подобрать экспертную организацию, которая работает с электронной подачей и сопровождает регистрацию до появления записи в реестре, разместите бесплатную заявку в разделе экспертизы промышленной безопасности на площадке-агрегаторе «Ресурс-Плюс». Исполнители откликнутся с ценой и сроками, а договор вы заключите напрямую и без комиссии. Сама площадка экспертизу не проводит, поэтому лицензию и аттестацию экспертов проверяйте у выбранного исполнителя.