Архив проектной документации предприятия: как организовать
Что хранить, сколько и в каком виде, чтобы через десять лет документы нашлись и открылись — и почему это вопрос не архивариуса, а главного инженера.
Документация нужна не в момент сдачи объекта, а через годы: при реконструкции, обследовании, экспертизе промышленной безопасности, страховании, продаже, проверке надзорного органа.
Что обязательно хранить
- проектную документацию в полном составе с заключением экспертизы;
- рабочую документацию, по которой велось строительство;
- результаты инженерных изысканий;
- исполнительную документацию и акты скрытых работ;
- разрешение на строительство и разрешение на ввод в эксплуатацию;
- паспорта и сертификаты оборудования;
- заключения обследований, технических диагностирований, экспертиз промышленной безопасности;
- документы по изменениям и реконструкциям за весь срок эксплуатации.
Сроки хранения
Проектная и исполнительная документация на объект хранится в течение всего срока его эксплуатации: это не архивная формальность, а практическая необходимость. Часть документов имеет собственные установленные сроки хранения по правилам делопроизводства, но для технической документации на здания и сооружения ориентир один — пока объект существует.
Форматы и читаемость
- Храните и PDF, и исходные файлы: первые читаются всегда, вторые позволяют вносить изменения.
- Раз в несколько лет проверяйте открываемость исходников — форматы и версии программ устаревают.
- Информационную модель передавайте в том числе в открытом обменном формате.
- Бумажные экземпляры сканируйте: бумага выцветает и теряется при переездах.
- Держите резервную копию вне основной площадки.
